Die Follow-up Formel

Fehler Nr.1 im Follow up

Es gibt einen grundlegenden Fehler im Follow up während der Akquise:

Fehler Nr.1 im Follow-up: Du bist zu unkonkret!

3 Beispiele für Follow up

Beispiel 1:

Ein Interessent sagt dir, dass ihr nächste Woche noch einmal telefonieren solltet. Du hast bis Mittwoch schon drei Mal vergeblich versucht ihn zu erreichen.

Die Frage ist jetzt nicht: Wie lange solltest du im Follow-up bleiben? Die Frage ist: Was ist da schief gelaufen, dass du dich überhaupt erst in diese Situation gebracht hast und dem Interessenten hinterher laufen musst? Die Antwort ist: du bist zu unkonkret gewesen.

Das Weiße im Kalender ist der Teufel des Verkäufers. Du musst konkrete Termine machen.

„Im Laufe der Woche“ ist kein konkreter Termin. Dienstag, der 22.12. um 9:15 Uhr ist ein konkreter Termin.

Beispiel 2:

• Du hast einem Interessenten ein Angebot gesendet. Er wollte sich gleich am Dienstag melden. Aber am Dienstag ist nichts passiert und auch nicht am Mittwoch. Heute ist Donnerstag.

Das gleiche Ding: Dienstag ist kein konkreter Termin. Dienstag, der 22.12. um 9:15 mit einer akzeptierten Kalendereinladung ist ein konkreter Termin.

Beispiel 3:

• Du telefonierst mit einem Interessenten. Er sagt zu dir. Klingt interessant. Ich bespreche da intern einmal mit dem Geschäftsführer bei unserem nächsten Jour Fix. Ich melde mich dann bei Ihnen.

Auch hier: sei professionell und überlass nichts dem Zufall. Wann ist der Jour Fix genau? Wann wollen wir wieder sprechen? Wenn du kein Termin hast, hast du ein sehr wackligen Follow up. Also Grundregel: Das weiße im Kalender ist der Teufel des Vertrieblers. Mache Termine und belass es nicht bei schnöden Absichtserklärungen.

Wie lange sollte ich nachfassen?

Die Antwort darauf ist simpel: Wenn du in der bisherigen Kommunikation kein klares „Nein“ des Kunden bekommen hast, dann bleibst du so lange dran, bis du eine Antwort bekommst.

Höre niemals auf, bevor du eine klare Antwort bekommen hast.

Je klarer dabei die vorhergehende Kommunikation war, desto mehr gilt dieser Grundsatz. Der Kunde gibt dir ja quasi den offiziellen Auftrag zum Follow-up. Jetzt stell dir vor, du hast einen konkreten Termin vereinbart. Der Kunde erscheint nicht zum Termin. Wie lange bleibst du dran? Du bleibst im Follow-up so lange dran, bis du eine Antwort bekommst. Oder bis einer von euch beiden verstirbt.

Warum einen Medien-Mix im Follow-up?

Sollte ich per Mail oder besser per Telefon nachfassen? Beides und noch mehr. Versteife dich nicht auf ein einziges Medium im Follow up! Werde statt dessen kreativ und flexibel. Arbeite mit einem Mix aus Medien wenn du nachfasst.

Das Telefon ist hervorragend geeignet, weil du ein sofortiges Ergebnis hast (wenn dein Interessent ran geht). Gleichzeitig hat schon Paracelsius gesagt: Die Dosis macht das Gift. Du willst deinen Kunden nicht 14 Mal am Tag anrufen. Ganz einfach, weil du durch dieses Verhalten tatsächlich dazu beiträgst, dass ein Interessent das Interesse verliert. Das bedeutet du solltest mit einer Bandbreite von Follow-up-Werkzeugen arbeiten.
Das Nachfassen per Mail ist weniger direkt als das Anrufen. Anders als beim Telefon hat dein Interessent bei der Follow-up-Mail zusätzlich noch die Freiheit zu reagieren wann es ihm am besten passt.

Das Telefon und die Mail sind wahrscheinlich die meistgenutzten Follow-up-Werkzeuge. Aber genau darüber solltest du einmal nachdenken.

Muss das wirklich so sein? Ich denke nein. Sende doch einmal ein Fax. Ja, ich weiß es ist 2020. Genau deswegen. Kein Mensch schickt heute noch Faxe. Nur du – und weil dieser Zugangsweg so wenig frequentiert ist macht es vielleicht auch wieder Sinn. Probiere es einfach einmal aus.

Das gleiche gilt für die SMS oder WhatsApp. Zwei Kanäle die eher weniger zum Follow-up genutzt werden. Deine Nachrichten landen sofort auf dem Handy und erzeugen direkte Aufmerksamkeit. Aber auch hier gilt: nicht überstrapazieren!

Es gibt noch viele andere Möglichkeiten. Werde kreativ. Wie wäre es mit einer Videobotschaft, einer Postkarte, einem persönlichen Besuch „ich war gerade in der Nähe“ oder einer Direktnachricht bei LinkedIn oder, oder, oder

Wie engmaschig soll ich im Follow up sein?

Die meisten haben niemals wirklich durchdacht, wie sie einen sauberen Nachfass-Prozess strukturieren können. An welchem Tag fasse ich mit welchem Medium nach? Wenn du so eine Struktur für dich einmal aufgesetzt hast, dann kann dich nichts mehr erschüttern. Mit der stoischen Gelassenheit einer widerkäuenden Kuh folgst du deinem Follow-up-Prozess. Kein zweifeln, kein zögern. Einfach machen.

Wie kann ein Nachfass-Ablauf aussehen?

Du bist gut beraten, wenn du zu Beginn mit einer höheren Frequenz nachfasst und dann die Schlagzahl langsam reduzierst. Deine Follow-up-Strategie könnte dann z.B. so aussehen:

• Tag 1: 1. Follow-up
• Tag 3: 2. Follow-up
• Tag 6: 3. Follow-up
• Tag 12: 4. Follow-up
• Tag: 24: 5. Follow-up
• Tag 50: 6. Follow-up
• Nach Tag 50: Einmal im Monat

Aber das ist wirklich nur ein Beispiel. Entwerfe deine eigenen Follow up Prozess. Ich will dir an dieser Stelle nur mitgeben:

Nimm dir mal die ersten 60 Tage vor und überlege dir genau wie du mit welchem Medium wann nachfassen willst.

2 Tipps wenn lange NIX passiert

Wenn wirklich gar nichts passiert über einen langen, langen Zeitraum, dann willst du dein Follow up irgendwann automatisieren. Das heißt, dass du zwar dran bleibst, aber z.B. dann über automatisierte Mailkampagnen. Im Marketing-Jargon nennt man das Lead-Nurturing, also Chancenfütterung. Bevor du zu dieser automatisierten Variante des Follow-up übergehst, solltest du eine „Break-up-Mail“ nutzen. Das ist eine Abschiedsmail, die den Kunden ein letztes Mal aufrüttelt. Du machst quasi Schluss mit ihm, es sei denn er meldet sich jetzt endlich. Ist durchaus eine Option.

Wie geht es jetzt weiter mit deinem Follow-up?

Wenn du bis hierhin sagst: Habe ich verstanden, finde ich gut. Dann heißt es jetzt die neuen Ideen in die Tat umzusetzen. Mache dir eine Liste mit 5 Interessenten bei denen du nachfassen willst. Überlege dir einen eigenen Follow-up-Prozess zu jedem dieser 5. Vielleicht gelingt es dir ja auch einen standardisierten Prozess für dein Follow-up zu entwerfen.
Dann schreite zur Tat: Mache den Anruf, schreibe die Mail, die SMS, die WhatsAPP.

Starte mit Tag 1. Denk immer daran: Geschäfte werden im Follow-up gemacht!